אין כמו אירוע בשטח פתוח – האוויר הצח, הנוף הפתוח, והאווירה המשוחררת שאין בשום אולם סגור. בין אם אתם מתכננים חתונה, יום הולדת, אירוע חברה או מפגש משפחתי גדול, יש קסם מיוחד בלחגוג בטבע. אבל לצד כל היופי הזה, תכנון אירוע בשטח פתוח דורש מחשבה מוקדמת, ארגון נכון והתמודדות עם פרטים קטנים שיכולים לעשות את כל ההבדל בין אירוע חלומי לאירוע מאתגר.
במאמר הזה נסקור את כל השלבים החשובים בדרך להפקת אירוע חוץ מוצלח – מהבחירה בלוקיישן ועד ההתמודדות עם מזג האוויר.
בחירת המקום המושלם לאירוע
השלב הראשון בתכנון אירוע בשטח פתוח הוא לבחור מקום שמתאים לאופי האירוע ולכמות האורחים.
אפשר לבחור חורשה, חוף ים, פארק ציבורי, חצר גדולה, או אפילו מטע פרטי.
בעת בחירת המקום כדאי לשים לב לכמה נקודות חשובות:
- נגישות לרכבים ואורחים
- קרבה לחשמל ולמים (או אפשרות להביא ציוד נייד)
- האם נדרש אישור מהרשות המקומית
- תנאי הקרקע – חשוב שהשטח יהיה ישר ונוח להתקנת ציוד
מומלץ לבקר במקום בשעה שבה צפוי להתקיים האירוע, כדי להבין איך הוא נראה באור טבעי וכיצד ניתן לנצל את התאורה בשעות הערב.
תכנון לוגיסטי לאירוע חוץ
כשמקיימים אירוע בטבע, אין את הנוחות של אולם שמספק הכול.
לכן, חשוב להכין רשימה מסודרת של כל הציוד הדרוש:
- גנרטור לחיבור חשמל
- שירותים ניידים
- שולחנות, כיסאות ופינות ישיבה
- אוהלים או סככות להגנה משמש וגשם
- תאורה ניידת
- מקררים ונקודות מים
כדאי לוודא שכל הציוד מגיע בזמן, ושיש אנשי צוות שמבינים איך להרכיב ולפרק אותו בבטחה.
עיצוב ואווירה
אחת הסיבות שאנשים בוחרים להפיק אירוע תחת כיפת השמיים היא האפשרות לעצב את המקום בצורה חופשית ומיוחדת.
אפשר לשלב פריטים טבעיים כמו ענפים, פרחים או עששיות, לצד ריהוט אלטרנטיבי – פופים, כריות ומחצלות.
שרשראות נורות ותאורה חמה תמיד מוסיפות אווירה קסומה, במיוחד באירועי ערב.
אם האירוע מתקיים ליד אזור ירוק או מדשאה, חשוב לדאוג גם לנושא היתושים.
אין דבר שמפריע לאורחים יותר מעקיצות מטרידות בזמן האוכל או הריקודים, לכן מומלץ להצטייד מראש בקוטל יתושים מומלץ שיכול להציב סביב השטח או באזורים אסטרטגיים. זה פרט קטן שיכול לשפר משמעותית את הנוחות של כולם.
מזג אוויר ותוכנית גיבוי
הטבע הוא יפה אך בלתי צפוי.
מזג אוויר הוא אחד האתגרים הגדולים ביותר בתכנון אירוע בשטח פתוח, במיוחד בעונות המעבר.
לכן, כדאי לעקוב אחרי התחזית, אך גם להכין תוכנית גיבוי:
- במקרה של גשם – להביא אוהלים או יריעות ניילון
- בימים חמים – להציב מאווררים, אוהלים מוצלים ועמדות שתייה קרה
- בערבים קרים – לשקול מצנני חום או שמיכות דקות
ככל שתהיו ערוכים יותר מראש, כך תוכלו להמשיך את האירוע בכיף, גם אם מזג האוויר מפתיע.
אוכל ושתייה באירוע חוץ
האוכל הוא לב האירוע.
חשוב לבחור ספק קייטרינג שמנוסה בעבודה בתנאי שטח.
ספקים כאלה יודעים כיצד לשמור על טריות המזון, להביא ציוד מתאים ולדאוג שהכול יתנהל בצורה מסודרת.
בין האפשרויות: מזנון פתוח, עמדות שף, ברביקיו בשטח או אפילו ארוחת פיקניק יוקרתית.
כדאי להוסיף גם בר שתייה מעוצב – זה מוסיף לאווירה וגם מאפשר לאורחים ליהנות ולשתף פעולה.
היתרים וביטוחים
במקרים רבים, במיוחד אם מדובר בשטח ציבורי, יש צורך לקבל אישור מהרשות המקומית או מהקק"ל.
אישור כזה נדרש כדי לוודא שהאירוע מתנהל כחוק, ושאין פגיעה בשטח עצמו.
בנוסף, מומלץ לוודא שיש ביטוח צד ג’ כדי לכסות כל נזק שעלול להיגרם לציוד או לאורחים במהלך האירוע.
זה אולי נראה בירוקרטי, אבל זה חשוב מאוד כדי לשמור על ראש שקט.
צוות מקצועי לניהול האירוע
אם מדובר באירוע גדול, כדאי לשקול לשכור מפיק מקצועי שמתמחה בהפקת אירועים בטבע.
מפיק מנוסה ידע לטפל בכל פרט – החל מהובלת הציוד, דרך תיאום עם ספקים ועד פתרון בעיות בזמן אמת.
כך תוכלו ליהנות מהאירוע במקום לרדוף אחרי משימות.
מוזיקה והגברה
בשטח פתוח יש חופש גדול מבחינת מוזיקה, אבל חשוב להיערך מבחינת הגברה.
יש לבחור מערכת סאונד חזקה שתתאים לגודל השטח ולכמות האורחים.
בנוסף, חשוב לבדוק אם יש מגבלות רעש באזור, במיוחד אם האירוע מתקיים ליד אזור מיושב.
יצירת חוויה בלתי נשכחת
המטרה של כל אירוע בשטח פתוח היא ליצור חוויה ייחודית, שונה ומלאת תחושה של חופש.
כדי שהאורחים באמת ייהנו, חשבו על כל פרט קטן:
- שלטים ברורים להכוונה
- עמדות מים קרים
- פינות מנוחה מוצלות
- תאורה רכה שתיצור אווירה קסומה
אירוע כזה ייזכר לאורך זמן בזכות השילוב של טבע, אווירה וחיבור אמיתי בין אנשים.
לסיכום
תכנון אירוע בשטח פתוח הוא לא רק משימה לוגיסטית – זו חוויה בפני עצמה.
כשעושים את זה נכון, האירוע הופך לחגיגה בלתי נשכחת של טבע, חופש ושמחה.
הקפידו לבחור מקום מתאים, ספקים מנוסים, ולהיות ערוכים לכל תרחיש, כך תוכלו להבטיח חוויה מושלמת לכל המשתתפים.
בסופו של דבר, אין תחליף לאירוע שנערך תחת כיפת השמיים, מוקף באור, באוויר צח ובאנרגיה טובה.
