לקראת מועד האירוע, המארחים עורכים את כל ההכנות, התיאומים והלוגיסטיקה כדי שלא ישכחו דבר. הדרך הנכונה היא להכין רשימה של כל המשימות שיש לבצע, כדי שכל הנושאים הנדרשים יטופלו.
בחירה של חברת הובלות
נושא ההובלות הוא אקוטי ומצריך אחריות רבה ולכן כדאי לקבל חוות דעת על חברת הובלות מומלצת שהצוותים שלה מבצעים את העבודה במלוא האחריות, תוך עמידה בלוח הזמנים.
ציוד עבור אירועים
לקראת האירוע מכינים את הציוד שיש לשנע לאולם אירועים או למקום האירוע בטבע. בהתאם לכמות המוזמנים שאמורים להגיע ולאופיו של האירוע, מכינים את הציוד הנדרש. יש אירועים שעבורם מכינים שולחנות, כיסאות, משטחים עבור הבופה, כריות עבור הכיסאות, בר דוכן עבור פינת הקפה, דוכני מזון, תנורים טאבון, ציוד עבור גריל וברבי קיו. כמו כן יש להעביר למקום גם ציוד רב אשר קשור לתאורה, גופי תאורה עמודי תאורה עבור כל המרחב.
כמו כן חברת הובלות מומלצת לאירועים מובילה את כל הציוד עבור הקייטרינג, סכו"ם על סוגיו, מגשים, צלחות בכמה גדלים, כוסות לשתייה קרה וספלים לשתייה חמה.
לוגיסטיקה של הובלת הציוד
הצוות הלוגיסטי מבצע את כל נושא העמסת הציוד למשאית ולאחר ההגעה הם מפרקים את הכול ומניחים זאת באופן מסודר בשטח, כדי שיהיה נוח להרכיב את הפריטים שונים. לאור המיומנות והניסיון רב השנים שלהם, הם יודעים אילו פעולות יש לבצע ראשונות ומה בשלב השני.
קביעת לוח זמנים עבור ההובלה
במסגרת ההכנות לאירוע, צוותי ההפקה מעריכים את פרק הזמן הנדרש להם עבור פעולות ההרכבה והסידור של הציוד. בהתאם לכך הם מתאמים עם חברת הובלות מומלצת לאירועים את זמן ההגעה. מדובר בנושא שהוא אקוטי כי הגעה של הציוד לשטח בשעה מאוחרת יותר, עלולה ליצור עיכוב בעייתי או מצב שבו האורחים יגיעו והשטח עדיין לא יהיה ערוך כראוי.
חוות דעת על חברת ההובלות
לכן לפני הזמנה של חברת הובלות, בוחנים היטב את ההמלצות ואת חוות הדעת באינטרנט על המוביל הספציפי, כדי לעבוד רק עם חברה בעלת התנהלות ארגונית מעולה ומוקפדת.
