כיום נערכים כנסים עסקיים באילת לרוב בבתי מלון או באולמות אירועים, ישנן כנסים עסקיים באילת שנערכים עבור חברות או גם מכללות שמתקיימים בבתי מלון בהם ניתן לשלב עם אירוח במלון כשלרוב זה מה שבעצם קורה, כשברצוננו להשתתף בכנס עסקי ומתעניינים בנושא הכנס, אנו מסתכלים בסילבוס שלו המפורסם באתרים של חברות אשר מפיקות את הכנסים האלה, חברת הפקות בארגון ההפקה של כנסים אלה דואגת מלכתחילה לכל הלוגיסטיקה של האירוע, אם זה ציוד משרדי או הגברה לאירוע המשולב עם הופעה לדוגמא, החברה כחלק מהסכם עם אולם האירועים תדאג להובלת הציוד כחלק טריוויאלי מההפקה.
מהו תהליך ההפקה וההתארגנות של הקמת הכנס בתוך הארגון
החלק המרכזי בתהליך הפקת כנס עסקי הוא החלק הלוגיסטי והטכני שלו: בחירת מקום הכנס תלויה כמובן בתקציב ובגודל הכנס שהארגון מעוניין להפיק, רבים הארגונים בוחרים לערוך את הכנס העסקי באילת כדי לצאת מהשגרה ולתת ערך מוסף למשתתפים -חופשה בשילוב הרצאות, העשרת הידע וכמובן יצירת קשרים עסקיים, חלק מהארגון הלוגיסטי הוא לדאוג להעברת ציוד לכנס תאורה הגברה ציוד במה, הקמת דוכנים וחומר פרסומי, ארגון אשר מכבד עצמו ידאג לציוד איכותי ואפילו ירכוש שרותי חברת הובלות להוביל את הציוד המתאים מהארגון או השכרת ציוד מחברה מתמחה להפקת אירוע ברמה גבוה. נושא חשוב נוסף שמארגני הכנס צריכים הוא בחירת מטרת הכנס האם נועד להשקת מוצר חדש, מיתוג חדש, הקונספט של הכנס, הנושאים המרכזיים, מיהם המשתתפים האם העובדים, הלקוחות, משקעים וכדומה, כמובן מה מספר המשתתפים המתוכננים להופיע לכנס, ולבסוף יש לדאוג לפרסום הכנס ולהפצתו בקרב קהל היעד.
סוגי כנסים עסקיים באילת ובדרום בכלל
כיום שאנחנו הופכים למעין כפר גלובלי ניוד של ציוד הפקה והקמה של כל אירוע עסקי מסוג כלשהו הרבה יותר פשוט מהעבר, ניתן להפיק כנסים באזור הדרום בין אם זה כנסים של מוטיבציה לעובדים בשילוב נופש במלון, כנסים עסקיים והשקות של מוצרים חדשים אם קוסמטיקה, ביגוד, תחבורה, ואלקטרוניקה בידורית .כנסים שכאלו נערכים במשך שבין יומיים לחמישה ימים תלוי בסוג הכנס, אם זה כנס קצר היזם של האירוע יכול גם להוסיף לכנס טיסות למקום וחזרה או שילוב של נופש, בדרך כלל כנסים עסקיים באילת שהיא עיר תיירות קייט נעשים בעונות החורף מהסיבה שהעלות היא יותר נמוכה, וכל העלויות הנלוות זולות יותר וגם כמובן כלול בתוכם נושא הקמת הכנס על כל עניין הובלת הציוד למקום וממנו.
כל חברה הרוצה לקיים כנס בעיר אילת או בעיר רחוקה אחרת מהמרכז רצוי לתאם מראש מול חברת הפקת אירועים שברוב המקרים נמצאת בעיר המבוקשת אם זו אילת או כל עיר אחרת הרחוקה מהמרכז, יתרון חשוב לחברות ההפקה המקצועיות הוא הניסיון והידע שלהם והעובדה שיש להם כבר יש את הציוד להפקת אירועים מסוג זה.
