הצעד הראשון בהפקת כנס הוא מציאת אולמות לכנסים שיתאימו לסוג הכנס ולמטרתו. יש שפע של מקומות לכנסים אם זה באולמות אירועים, אולמות לכנסים בבתי מלון, חדרי ישיבות, כיתות לימוד. הפקת כנס באולמות לכנסים היא מורכבת ויש לשים לב למספר רב של נתונים.
בחירת מקומות לכנסים
ישנם מגוון רב של מקומות לכנסים ומגוון רב של אפשריות, לבחירת המקום הנכון והמתאים ביותר חלק גדול מהצלחת האירוע.
אולמות לכנסים צריכים להיות לא רק יפים ומרשימים אלא מעוצבים נכון בהתאם למטרת הכנס כמו העיצוב יש להתאים את התוכן, את סוג ההרצאות והמנחים לקהל היעד.
בבחירת מקומות אירועים המיועדים לכנסים יש לשים לב למיקום שיהיה נגיש ונוח וכמובן שתהייה חנייה, לבדוק האם המקום נקי אסתטי מסודר והאם הוא משרה אווירה טובה ונינוחה.
בבחירת מקומות לכנסים יש להתחשב בתקציב שהוקצע לכנס ובהתאם להחליט על אולמות לכנסים גדולים או קטנים או לחפש אפשריות אחרות לכנס.
עלויות של אולמות לכנסים
כאשר מתכננים כנס יש לקבוע תקציב מראש ולקחת בחשבון שיש עלויות נוספות מלבד עלויות השכרת מקומות לכנסים לדוגמה: עלות הכיבוד והשתייה, עלות השימוש במקרן והגברה, עלות החנייה והתחבורה, עלות המתנות או החומרים המחולקים למשתתפים, עלות האטרקציות וההפתעות למשתתפים ועוד.
עיצוב אולמות לכנסים
הצלחת אירוע עסקי תלויה גם בעיצוב המקום ויצירת אווירה מתאימה למטרת הכנס, זו הזדמנות מיוחדת לפרסם את החברה להציג את מוצריה ושירותיה את המסר והיעוד של החברה. אם מטרת הכנס הוא שיווק יש לעצב בהתאם את אולמות לכנסים כדי להעביר את המסר השיווקי הרושם והתדמית שרוצים ליצור, לדוגמה אם הכנס מיועד לנשים צריך לעצב עם אלמנטים המדברים לנשים, אם המטרה היא כנס לעובדי החברה או למנהלה העיצוב יהיה שונה.
רצוי להיות יצירתי בעיצוב אולמות לכנסים באופן סידור האולם, הטכנולוגיה בה משתמשים באולם, גם בבחירת סידורי הישיבה ניתן לייצור מקומות ישיבה אלטרנטיביים לא רק ישיבה סטנדרטית אלא לדוגמה להוסיף כיסאות מוגבהים למעוניינים להשתמש במחשבים ניידים.
עוד בשלבים הראשונים של תכנון האירוע צריך להחליט על הקונספט ולהגדיר מה מייחד את האירוע שלא ייווצר מצב שאנשים השתעממו בו אלא שהאירוע יבלוט ולא ישכח לאורך זמן, רעיונות עיצובים נכונים יסייעו להגשמת מטרת האירוע.
